Бизнес кейсы

Как запустить автоматический обзвон клиентов в пару кликов

09.08.2018

Как запустить автоматический обзвон клиентов в пару кликов

Технологии давно пришли на помощь бизнесу. Сегодня мы расскажем, что такое автоматический обзвон клиентов, для чего он может понадобиться и как его реализовать на платформе Облачной АТС Билайн.

Что такое автоматический обзвон

Автоматический обзвон клиентов или должников – популярная функция в программном обеспечении для телефонии, которая позволяет обзвонить заданную базу абонентов и проиграть им записанное голосовое сообщение. Например, часто функция используется для обзвона должников, которым необходимо погасить задолженность перед компанией. Реализуется данная возможность, как правило, несколькими скриптами, отвечающими за формирование базы и непосредственно за совершение звонков по ней.

По своей сути эта услуга представляет голосовую рассылку с большим количеством настроек. Информатор доносит клиентам записанные сообщения об акциях, услугах, существующих задолженностях и пр.

Автоматический обзвон позволяет снизить нагрузку на операторов колл-центра и наладить рутинные процессы. Сфера применения услуги крайне широка, она используется для:

  • оповещения об изменениях в работе;
  • напоминания о внесении платежа, погашении задолженности;
  • организации голосовой рассылки (новости, акции и т. д.);
  • проведения опросов и др.

В зависимости от ваших потребностей вы можете реализовывать автоматический обзвон по разным сценариям. Опции услуги «Голосовые кампании» в Облачной АТС Билайн дают возможность гибко настраивать алгоритм обзвона. Давайте рассмотрим подробнее, как создать и настроить голосовую кампанию.

Настройка голосовых кампаний

Для начала вам нужно подготовить сценарий, по которому будет проводиться обзвон, и записать голосовое сообщение в формате .wav или .mp3.

После этого можно приступить непосредственно к настройке Облачной АТС Билайн для совершения обзвона.

Настройка голосовых кампаний в Облачной АТС Билайн
На главной странице «Профиль» найдите пункт «Голосовые кампании» и нажмите «Создать новую»

Далее мы рассматриваем создание кампании типа «Сообщение». В отдельной статье обязательно обратим внимание на тип «Вопрос».

Данный тип кампании воспроизводит прикрепленный звуковой файл, информируя аудиторию обзвона в назначенный период времени.

Форма настройки голосовой кампании в Облачной АТС Билайн
Форма настройки «Голосовой кампании». Не забывайте давать названия каждой кампании, чтобы не запутаться
Загрузка аудио для автоматического информирования клиентов
Для загрузки аудиофайла нажмите кнопку «Выбрать», после этого всплывает окно «Загрузите файл». Далее укажите его расположение, нажав кнопку «Выберите файл». Для выбора доступны файлы с расширением .wav или .mp3

Если выбран файл с расширением .mp3, то АТС автоматически переконвертирует его в в формат .wav. Для завершения операции нажмите кнопку «Загрузить».

Список для автоматического обзвона
Поле «Аудитория обзвона». Для указания аудитории обзвона нажмите кнопку «Загрузить XLS…», после этого всплывает окно «Загрузите XLS файл». Для загрузки файла с аудиторией обзвона необходимо указать его расположение, нажав кнопку «Выбрать». Далее необходимо подтверждение операции, нажмите кнопку «Загрузить»

Файл с группой обзвона должен иметь расширение .xls. Данные в файле должны располагаться в одном столбце. Формат номера может начинаться префиксом «+7», «8», либо быть без префикса, например, «9031234567».

Выпадающий список «Исходящий номер» нужен для указания многоканального номера, с которого будет производиться обзвон аудитории.

Блок «Правила проведения» позволяет настроить временные характеристики обзвона: временной интервал, дни обзвона (по будням, по выходным, всю неделю), а также в случае, если номер не отвечает или занят, – указать количество попыток перезвонить.

Блок «Период проведения» позволяет настроить временной интервал обзвона: дату и время обзвона «от» и «до» (дату завершения указывать необязательно).

Для окончания настройки автообзвона нажмите кнопку «Сохранить».

В следующей статье мы рассмотрим возможность создания опросов с помощью услуги «Голосовые кампании», т. к. эта опция несет в себе много интересного. Спойлер ищите в конце этой статьи, там мы расскажем, как не надоедать клиентам с помощью опции «Вопрос».

Как клиенты используют автоматический обзвон

Недавно мы консультировали клиентов фитнес-клуба. У организации стояла задача в начале каждого месяца обзванивать клиентов, у которых в ближайшие 4 недели заканчивался абонемент, и предлагать возможность льготного продления. Это достаточно простая настройка. Единственное, что потребовалось от компании, – готовиться в конце месяца и собирать базу для обзвона путем выгрузки из CRM. На данном этапе реализация работает в ручном режиме, но у нас уже находится в разработке решение для интеграции по API для популярных CRM.

Обещанный лайфхак: если вы планируете часто проводить обзвон клиентов с информированием об акциях и новостях, то рекомендуем позаботиться о создании исключений.

Сделать это можно, настроив кампанию как «Вопрос». В конце вашего сообщения добавьте, например: «Если вы больше не хотите получать звонки от нашей компании, нажмите ‘1’». Цифру «1» нужно при этом сделать вариантом ответа. После запуска каждой кампании в отчете в столбце «Номер ответа» вы найдете тех, кто выбрал этот вариант, и сможете исключить их из дальнейшего списка обзвона.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *